Appliquer toutes les réglementations sur la conservation des données est délicat et constitue un véritable casse-tête, les règles se contredisant parfois, surtout pour des PME.

Dans le Code de la Sécurité Sociale et le Code du Travail, on trouve autant de délais de conservation que de domaines. En principe :

• les pièces comptables doivent être gardées 10 ans,
• les CV de candidats ne peuvent être stockés plus de deux ans,
• les données médicales des salariés ne doivent pas être détruites avant dix ans de conservation.

Mais il est aussi risqué de conserver trop longtemps des données, des candidatures infructueuses par exemple, que de détruire trop tôt des échanges qui pourraient être utiles en cas de poursuites judiciaires, comme des correspondances par e-mail.

Quelques exemples de délais de conservation de données :

• Bilan et comptes de l’entreprise : au moins 10 ans
• Documents relatifs à la TVA : minimum 5 ans
• Contrats de travail : au moins 5 ans
• Documents d’évaluation et de performance de salariés : uniquement pendant la période d’emploi
• Contrat d’assurance : minimum 5 ans

Confrontée à une telle complexité, qui évolue en permanence, 50% des entreprises françaises préfère conserver la totalité des informations relatives à leurs salariés, clients et leurs données financières par simple précaution.

Mais tout conserver n'est pas non plus la meilleure solution ! D'une part, parce que les volumes de données croissant sans cesse, les coûts informatiques peuvent grimper rapidement. Par ailleurs, en stockant une énorme masse d’informations, il devient plus compliqué de retrouver les bons documents en cas de besoin. Enfin, en archivant certaines données trop longtemps, on s’expose à des amendes de la part de l’administration compétente …

Quelle que soit la taille de l’entreprise, la meilleure voie consiste à construire une véritable politique en matière de conservation des données pour ne conserver que ce qui est vraiment nécessaire. Et cet "EXTRAIT DU GUIDE EUROPÉEN 2013 SUR LA CONSERVATION DES DOCUMENTS" vous permettra de mieux appréhender la question.

Vu le maquis réglementaire, ce n’est pas gagné d’avance !